Ecco come devono comportarsi le imprese che vogliono adottare lo Smart Working anche quando terminerà la fase di emergenza da Covid-19

Dopo l’emergenza Coronavirus il mondo del lavoro è cambiato notevolmente: lo Smart Working si è affermato anche nel nostro paese come una modalità lavorativa riconosciuta e compresa, sdoganandosi dal semplice Telelavoro.

Ma cosa succederà quando terminerà la fase di emergenza da Covid-19?

Compito dei datori di lavoro sarà trasformare il concetto di Smart Working emergenziale in Smart Working ordinario, così da continuare a beneficiare degli innumerevoli vantaggi che questo strumento offre ai lavoratori, ma soprattutto alle imprese, quali:

• la riduzione del costo del lavoro indiretto grazie al contenimento delle spese sulle postazioni di lavoro, sui consumi energetici e, in generale, sugli ambienti dedicati all’attività lavorativa;
• la fidelizzazione dei lavoratori attraverso la fruizione di una forma di fringe benefit di sicuro appeal per il lavoratore.

Affinché ciò avvenga tuttavia è utile adottare un regolamento aziendale che definisca regole di gestione della prestazione da remoto al fine di valutare la performance sui risultati e sul tempo impiegato con sistemi trasparenti di misurazione degli obiettivi e della produttività.

Lo Smart Working nel periodo emergenziale

Le caratteristiche del Lavoro Agile durante l’emergenza Covid-19 sono state:

1. Comunicazione telematica semplificata alla Pubblica Amministrazione
2. Nessun obbligo di accordo scritto con i singoli dipendenti, con la possibilità di adottare un’autocertificazione per attestare le modalità di attivazione del lavoro agile.
3. Previsione normative di una serie di diritti e priorità, a favore dei lavoratori, introdotti dai vari Decreti che si sono susseguiti durante il periodo emergenziale, da applicarsi nel rispetto della compatibilità dello Smart Working con l’attività lavorativa. Se manca questo criterio infatti, non si potrà acquisire il diritto a lavorare da remoto.

Per il resto rimane tutto invariato: le regole sulla gestione del lavoratore Smart sono le medesime rispetto a quelle previste ordinariamente dal legislatore (articoli dal 18 al 24, del decreto legislativo n. 81/2017).

Per questo motivo la comunicazione deve essere effettuata all’avvio del Lavoro Agile, una sola volta, tramite la procedura telematica presente sul portale del Ministero del Lavoro.

Lo Smart Working ordinario: l’accordo individuale e il regolamento aziendale

Vediamo di seguito come devono comportarsi le imprese dopo la fine del periodo emergenziale per passare alla gestione ordinaria dello Smart Working.

Per attivare lo smart working “ordinario” la norma prevede l’obbligo dell’accordo scritto tra le parti (datore di lavoro e lavoratore) per definire tutte le caratteristiche della prestazione in modalità agile e per regolamentarne l’esecuzione da remoto.

Come anticipato, qualora un’impresa voglia estendere l’utilizzo del Lavoro Agile anche dopo la fine dell’emergenza – compatibilmente alle attività da svolgere – si ravvisa la necessità di predisporre un regolamento interno, unitamente all’accordo individuale,per la gestione della prestazione da remoto.

Il regolamento dovrebbe definire:

• la durata dell’accordo, con l’indicazione delle giornate Smart (numero di giornate al mese ovvero giorno/i fisso/i alla settimana).
• le modalità e le tempistiche del recesso anticipato in presenza di un giustificato motivo oggettivo;
• l’elenco della strumentazione tecnologica fornita al lavoratore per rendere la prestazione da remoto;
• le relative misure tecniche e organizzative per la disconnessione dagli stessi una volta terminata l’attività lavorativa;
• la relativa informativa sull’utilizzo degli strumenti tecnologici da remoto forniti;
• l’evidenza che nulla cambia per quanto riguarda gli elementi fondanti del rapporto di lavoro prescritti nel contratto individuale (es. mansioni, limiti di orario e diritti sui riposi);
• le modalità con le quali verranno forniti gli obiettivi periodici richiesti durante la prestazione da remoto poiché la misurazione della produttività verrà fatta in base alla valutazione delle performance e non del tempo in azienda;
• le indicazioni circa le modalità di richiesta, da parte del lavoratore, degli istituti contrattuali più comuni (malattia, ferie, permessi, straordinario, ecc.),
• le prescrizioni per quanto attiene al luogo che verrà deputato, dal lavoratore, quale spazio dedicato a rendere la prestazione lavorativa. In particolare, andranno indicati i requisiti minimi di idoneità dei locali privati adibiti ad attività lavorativa;
• le modalità e la tempistica per richiamare il lavoratore in azienda qualora se ne ravvisi la necessità. In particolare, dovrà essere indicato il preavviso da fornire al lavoratore perché si possa organizzare a rendere la prestazione in azienda;
• i possibili momenti di interazione, con l’indicazione delle fasce orarie di reperibilità e le relative modalità di effettuazione (es. attraverso una determinata piattaforma telematica);
• le condotte, connesse all’esecuzione della prestazione all’esterno dei locali aziendali, che possono dar luogo all’applicazione di sanzioni disciplinari;
• il principio di riservatezza dei dati e delle informazioni in possesso del lavoratore;
• tutte le specifiche in materia di sicurezza sul lavoro. Ciò in quanto il datore di lavoro rimane, anche durante il periodo di lavoro Smart, responsabile della sicurezza e del buon funzionamento degli strumenti tecnologici assegnati al lavoratore.

Se vuoi saperne di più su come è possibile regolamentare lo Smart Working nella tua impresa, scrivi a Diego Albergoni, diego.albergoni@millergroup.it, Consulente del Lavoro e Co-Founder di Miller Group.