Le ricevute cartacee generate dai terminali POS possono essere sostituite dalla documentazione fornita da banche e intermediari finanziari, compresi estratti conto e rendiconti digitali.
La semplificazione, introdotta dal Decreto PNRR e confermata dalla Legge 20 aprile 2026, n. 50, elimina la necessità di conservare due documenti che attestano sostanzialmente la stessa operazione.
Non significa, però, che tutte le ricevute possano essere eliminate automaticamente. Il documento bancario deve permettere di ricostruire le singole transazioni e deve essere conservato correttamente per dieci anni.
Cosa prevede la nuova norma
L’articolo 8 del Decreto-legge 19 febbraio 2026, n. 19, riconosce alla documentazione trasmessa da banche e intermediari finanziari lo stesso valore probatorio delle ricevute cartacee generate dal POS, purché contenga le informazioni relative alle singole operazioni.
Possono quindi sostituire la ricevuta POS:
- l’estratto conto bancario;
- la lista analitica dei movimenti;
- il rendiconto scaricato dall’home banking;
- altra documentazione prodotta dalla banca o dall’intermediario finanziario.
Il documento può essere cartaceo o digitale. Ciò che conta è che provenga dall’intermediario e presenti un livello di dettaglio sufficiente.
Quali informazioni devono essere disponibili
Prima di eliminare le ricevute cartacee, è necessario verificare che il documento bancario permetta di individuare ogni singola operazione.
Dovrebbero risultare almeno:
- data della transazione;
- importo;
- riferimento dell’operazione;
- soggetto beneficiario o informazioni che consentano di identificarlo;
- eventuale riferimento al terminale o al punto vendita, quando necessario.
Un rendiconto contenente soltanto il saldo complessivo, il totale giornaliero o dati aggregati potrebbe non essere sufficiente.
Tre casi pratici
Estratto conto analitico
L’estratto conto riporta data, importo, esercente e riferimento di ciascun pagamento.
In questo caso la documentazione bancaria può sostituire la ricevuta POS, fermo restando l’obbligo di conservarla per il periodo previsto.
Rendiconto con soli totali aggregati
Il documento riporta esclusivamente il totale giornaliero o mensile dei pagamenti elettronici.
Non essendo possibile ricostruire le singole operazioni, è prudente mantenere la documentazione POS o richiedere alla banca un rendiconto più dettagliato.
Più terminali o punti vendita
L’impresa utilizza diversi POS e il rendiconto bancario accorpa gli incassi senza permettere di risalire al terminale o alla sede.
Prima di eliminare le ricevute occorre verificare che i flussi possano essere riconciliati con precisione. In assenza di un collegamento attendibile, l’archivio POS continua ad avere una funzione documentale.
Cosa non cambia
La semplificazione riguarda esclusivamente la ricevuta prodotta dal terminale di pagamento. Non elimina né sostituisce:
- la fattura;
- il documento commerciale;
- lo scontrino o la ricevuta fiscale, quando previsti;
- la registrazione contabile;
- la trasmissione telematica dei corrispettivi;
- la documentazione necessaria a dimostrare la natura e l’inerenza della spesa.
L’estratto conto dimostra che il pagamento è stato effettuato, ma non sempre è sufficiente a spiegare perché la spesa sia stata sostenuta o quale bene o servizio sia stato acquistato.
Per esempio, una transazione effettuata con carta durante una trasferta prova il pagamento, ma fattura o documento commerciale possono continuare a essere necessari per documentare la tipologia della spesa e il relativo trattamento fiscale.
Conservazione per dieci anni
Non è più necessario conservare la ricevuta POS quando è validamente sostituita dalla documentazione bancaria. Resta invece l’obbligo di conservare il documento sostitutivo per dieci anni, secondo quanto previsto dall’articolo 2220 del Codice civile.
Per i documenti digitali l’impresa deve quindi assicurarsi che:
- rimangano disponibili nel tempo;
- siano facilmente recuperabili;
- non possano essere alterati;
- siano associati correttamente al periodo e al conto di riferimento;
- possano essere esibiti in caso di controllo.
Affidarsi esclusivamente alla possibilità di consultare lo storico dell’home banking può essere rischioso: la banca potrebbe rendere disponibili online soltanto gli ultimi anni o cambiare modalità di accesso.
È quindi opportuno scaricare periodicamente i documenti e inserirli nel sistema aziendale di archiviazione e conservazione.
Cosa dovrebbe fare concretamente l’impresa
Prima di modificare la procedura amministrativa è consigliabile:
- verificare come la banca rappresenta le operazioni POS;
- controllare se i dati sono analitici oppure aggregati;
- distinguere le ricevute POS dagli altri documenti fiscali;
- definire una procedura periodica di scaricamento dei rendiconti;
- stabilire dove e come conservarli per dieci anni;
- collegare la documentazione bancaria a fatture, note spese e registrazioni contabili;
- condividere la nuova procedura con amministrazione, personale e consulenti;
- eliminare le ricevute cartacee soltanto dopo avere verificato la completezza dell’archivio digitale.
Una semplificazione utile, se inserita in un processo ordinato
La nuova regola può ridurre carta, archivi manuali e attività ripetitive. Il beneficio, però, non deriva semplicemente dal buttare le ricevute: nasce dalla costruzione di un flusso documentale digitale affidabile.
Miller Group può supportare le imprese nell’analisi e nella digitalizzazione dei processi amministrativi, nell’organizzazione dei flussi documentali e nell’integrazione tra strumenti bancari, software gestionali e sistemi di archiviazione.
L’obiettivo è trasformare una semplificazione normativa in un processo più efficiente, controllabile e meno esposto alla perdita di documenti.
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